所谓的“特色”是指独特的色彩和风格。作为总结，一个是指它具有独特风格的内容。有些秘书写总结，喜欢使用旧模板，平铺直叙，记“流水账”，甚至连重点也不突出，就更谈不上有什么特色了。单位或部门的工作总结应突出“你无我有，你有我优，你优我神”的工作成绩。写作的重点应该是反映当地工作的独特性和创造性。要写出自己“这一个”的特点，要唱好“地方戏”和“拿手戏”。而对于那些照抄照转一般化的工作情况，年年可套、家家可用的“常规性武器”，在全国各个层面都适用于“普通话”，没有必要写一个总结。在今天的“快餐化”时代，生活和工作的步伐一直在加快，读者总是希望在最短的时间内尽可能多地阅读文本，以获得尽可能多的信息。因此，只有突出文章的特点，尽可能缩短文章的篇幅，才能达到读者的要求。第二是形式上突出特色。工作总结的标题要突出整体工作的特点，文章的各个部分要着重讲述各方面主题的突出特点，每一段的开头也应该总结本段的要点。目前，一种流行的做法是使用黑体标记的特定事实和数据作为副标题，以便读者可以在一两分钟内阅读经验材料的主干。因此，只有突出文章的特色，尽量缩短文章的篇幅，才能达到阅文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作总结的标题要突出全面工作总的特色，文章各个部分要紧扣主旨突出各个方面的特色，每一段的开头也要概括本段要旨。目前流行一种将具体事实与数据用黑体标出作为小标题，让读者在一两分钟内就能读完一份经验材料主干的做法，值得借鉴。

三、找典型
典型的作用巨大，效果明显，一个好的典型就是一面鲜明的旗帜，对于广大群众是一种非常现实、直观的教育和引导，比一般的说教更具说服力和感召力。一份总结是否有用，同其所反映的内容与事迹的典型程度有很大的关系。有的单位或部门的工作总结，东拼西凑找材料，方方面面有成绩，就是通篇难找一个有一定分量的典型，这样的总结对工作又有何益呢?领导的总结性讲话离不开一条条活生生的典型经验，办公室主任最感兴趣的是下级总结中的典型材料，而秘书则往往为得到一个典型事例.更是打烂了电话，甚至“踏破铁鞋”。