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关于规范部门会议记录等工作的通知

各院系（部）、处（部）、室（中心、所）、机关党委：

会议记录，为提高我校档案管理水平，进一步规范部门会议记录、院系（部）工作大事记编撰和院系（部）内部发文，现将《部门会议记录规范》、《院系（部）工作大事记记载范围规范》、《院系（部）内部发文格式规范》印发给你们，请遵照执行。

××××年×月×日

部门会议记录规范

会议记录，是记载会议的基本情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容的书面材料。它是会议情况的真实反映，可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据，作为进一步分析、检查、总结工作的重要参考，能起到文献资料的重要作用。

一、会议记录内容

(一)会议记录内容必须全面完整

会议记录包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四个部分。每个部分都是会议记录的有机整体，要全面完整地记载清楚，不得随意取舍。

1.标题。要注明会议全称。

2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。

出席人是指按照规定必须参加会议的人员，有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员，但与会议有关需要参加会议的人员，有发言权，无表决权。所有人员均要写出全名，重要人员要详细写明职务。缺席者应注明原因。

3.会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。与会人发言如有书面讲稿或会议材料，可作为会议记录的附件。

(二)会议记录内容必须真实准确

1.会议记录必须实事求是，尽可能完整地记下发言者的原

话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和过程，不得任意增删和改动。记录要突出重点，有详有略，重要的内容和发言要详记，不重要的或与会议无关的可以略记或不记。

2.会议记录一定要表达准确，层次清楚，语句通顺，字迹工整，不能产生曲解和疏漏，更不能支离破碎，言不及意，挂一漏万，丧失依据作用。因此，对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确，特别是主要领导人的发言，对关键问题、有争议问题的发言，更要准确记下原话。对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断，应找有关人员和发言者本人进行核实。

二、会议记录人员及用纸
1.应挑选政治素质好、组织纪律性强、熟悉业务、有做好会议记录能力的同志，作为会议的记录人员。记录人员要自觉履行职责，一丝不苟地做好记录，并对会议记录的真实性和完整性承担责任。
2.会议记录用纸一般采用国际标准A4型。
三、会议记录管理
会议记录是本部门研究重大事项的文字依据，必须妥善管理。会议记录不能涂改、增删，更不能随意销毁，要及时归档。
另外，党政会议记录应分开整理、归档。