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大数据与档案资源开发利用

阎晓峰

当今世界，信息技术革命日新月异，对国际政治、经济、文化、社会、军事领域发展产生了深刻影响。信息化和经济全球化相互促进，互联网已经融入社会生活的方方面面，深刻改变了人们的生产和生活方式。信息技术与经济社会的交汇融合引发了数据呈几何级的迅猛增长，大数据已成为国家基础性战略性资源，正日益对全球生产、流通、分配、消费活动以及经济运行机制、社会生活方式和国家治理能力产生重要影响。而企业档案是企业最大的数据资源集合，中央企业的档案管理面临着大数据时代的挑战和新的发展机遇。**书记同志指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。国资委党委历来高度重视中央企业档案工作，强调中央企业档案是中央企业重要无形资产，是国有资产重要组成部分，要求在当前先进信息技术加速发展的大背景下，充分利用大数据技术推动企业档案资源开发利用，使档案资源更好地发挥支持企业决策、管控、创新、发展，提升竞争力的基础数据资源的作用。
一，数据资源对企业发展有着重要的战略意义
目前，我们所处的时代，是一个大规模产生、分享和应用数据的时代，信息流引领技术流、资金流、人才流，信息资源日益成为重要的生产要素和社会财富，信息掌握的多寡成为国家软实力和竞争力的重标志，可以说谁拥有了数据资源谁就拥有了未来。企业的实物资产与数据资源就如同车之两轮、鸟之两翼，管理好、利用好企业数据资源，对提升工作效率和质量、促进企业改革发展具有重要的战略意义。
——数据资源是企业基础性的战略保障
随着计算机的不断普及和信息技术的跨越发展，“数据”这一计算机科学领域的词汇已被人们广泛熟知，其原有词义也被延伸应用，“大数据”便成为“海量信息”的代名词。可以说，在当前时代，无论是政治、经济、社会等宏观领域，还是企业、个人等微观个体，其决策与行为正越来越基于对数据或者说是“海量信息”进行汇总分析后而作出，不再仅凭经验与感觉。数据资源与信息管理的重要性不言而喻。谷歌公司是大数据时代的开拓者，同时也是大数据资源开发利用的获益者。通过对数据资源的深度挖掘和开发分析，谷歌公司可以实现客户情绪分析、交易风险提示、产品推荐、客户流失预测、法律文案分类、电子邮件内容过滤、政治倾向预测、物种鉴定等诸多目标。通过上网行为分析甚至实现能个人身份定位。据称，大数据能给谷歌公司每天带来2300万美元的收入。
大数据时代，数据即资产的概念正被越来越多的企业接受和认可，数据成为基础生产资料与市场要素，由此产生的“大数据”的战略价值不亚于工业社会的能源。欧美发达国家大型跨国企业已经将大数据作为企业核心竞争力的关键要素。今年8月19日，国务院常务会议通过了《关于促进大数据发展的行动纲要》，会议强调要开发利用好大数据这一基础性战略资源，这正是顺应世界潮流，从顶层设计上来推动大数据产业发展，这也为我们企业的发展、转型升级指明了战略方向。
——数据资源是企业转型升级的动力引擎
转型升级是一个企业迈向更具获利能力的资本和技术密集型经济领域的过程。企业升级不仅包括产品升级、功能升级、质量升级、过程升级，还包括产业链、价值链的升级。中央、国务院领导同志高度重视中央企业转型升级，明确指出中央企业要进一步增强紧迫感和责任感，切实转变发展方式，结合企业实际，加快解决影响企业转型升级的主要矛盾，为做强做优做大中央企业作出新的更大贡献。
我们很多企业在发展的过程中，积累了大量数据资源，这些数据包含企业发展历程、竞争态势、市场分布、发展趋势、人力资源、科技研发、管理信息、客户资源等等，对企业可持续发展具有重要的战略意义。通过充分利用大数据技术对海量的数据资源的广泛搜集、深度挖掘、归纳分析和开发利用，可以为企业制定发展战略、重构商业模式、优化生产流程、完善产品设计、把握竞争优势、抢占市场先机、实现精细管理等提供基础支撑，助力企业转型升级。
——数据资源是企业精益管控的重要支撑
企业管控模式是指企业为实现其经营目标组织资源、开展经营生产活动的基本框架和方式。随着互联网日益普及，将极大地改变社会生产方式，传统的以大工业规模化时代为背景、以泰勒科学管理为灵魂、以精英官僚体制为主要特点的企业生产模式、管理模式面临诸多挑战。以更加民主、更加扁平、更加灵活、更加高效、更加前瞻为特点的战略管控模式日益为现代企业所青睐。
运用大数据技术对数据资源进行开发利用，与战略管控的思想一脉相承。战略管控重视集团内外部的协调共赢以及系统分层管理，大数据技术强调数据共享、协作共生。大数据更为丰富的数据收集手段有利于把握外部环境变化，减少市场经营风险。并且，战略管控主体是自上而下，大数据的处理和分析能力可以实现决策层、经营层和操作层不同层面的信息整合，增加对集团资源的协调与控制。因此，大数据技术从广度和深度两个层次为战略管控治理提供了手段。通过利用大数据技术对数据资源的开发，我们就能够重塑企业管控模式，使得创新、协同、共享和服务成为企业精细管控的主旋律。
二，有效开发利用档案资源，才能更好地融入中心、服务大局
随着现代信息化技术和档案理论和管理实践的发展，企业档案的概念已从传统的公函文件、文书音像资料等，延伸至企业生产经营管理过程中，形成的具有保存价值的各种文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史信息记录；而档案管理也从传统的保存、保管、提供利用，拓展为企业知识资产和信息资源全生命周期管理的行为。因此，有效开发利用档案数据资源对企业决策、运营管控、市场竞争、效益效率、文化传承、转型升级、可持续发展等都起到至关重要的作用。
（一）档案是企业信息资源的聚集地，必须加快数字化建设。
档案是企业最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息资源聚集地，覆盖了企业经营活动的所有内容。长期以来，受传统档案管理思维所限，企业档案管理普遍存在“重管理、轻使用”的现象。这就导致大量有价值的档案数据资源长期在档案库房处于冬眠状态，其价值得不到很好的挖掘利用，导致我们档案工作得不到应有的重视，档案工作人员同样得不到应有的重视。实践证明，积极利用大数据技术，对海量的档案数据资源海量数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，建立各种数据模型，使“死档案”变为“活信息”，为企业生产经营提供多角度、全方位、有价值的服务，才能使档案资源转化为现实生产力。也只有如此，档案工作才能在企业日常管理与生产经营中由被动变为主动，由末端变成前端，由无关紧要变得举足轻重。
（二）档案是企业核心数据的储能池，必须推进全方位利用。

全球范围内，运用大数据推动经济发展、完善社会治理、提升政府服务和监管能力正成为趋势。对于企业而言，通过大数据技术对档案资源开发利用，可以更好地发挥档案为企业储能充电的基础作用：一是传承企业文化。企业文化是一个企业由其价值观、核心理念、企业形象、行为方式等组成的特有的文化现象。档案真实地记载了企业发展沿革和管理团队经历，描述企业的战略思路和核心竞争力，规范企业的经营与管理规则。企业档案与企业文化建设，是载体与内容的关系。档案是企业文化的非常重要的载体之一，在培育和倡导、传承企业文化弘扬企业价值观方面具有重大作用。二是服务企业发展。在大数据背景下，做好档案的开发利用工作，是现代企业加强自身经营管理、创造经济效益、谋求自身发展的重要手段。通过对档案资源的分析研究，把企业档案中潜在的信息转化为现实生产力，就能够使档案信息资源更好地服务中心工作、服务企业发展。三是防控经营风险。企业是当今社会最典型的经济生产组织，是人类及其财富高度集中之处，而企业往往面对的风险也会更多、更复杂。企业风险防控就是通过一定的制度安排与技术手段发现风险、判断风险、控制风险、降低风险、转移风险进而创造风险防控的价值的过程。通过加强企业档案管理与资源开发利用，可以形成倒逼机制，使得企业强化日常管理，堵塞管理漏洞。同时，档案作为一种具有凭证意义的信息资源，具有辅助企业进行风险控制的信息价值，这是一种被动意义的风险防控，这两者对于现代企业防控风险具有重大意义。四是维护企业权益。企业在经济运作之中面临着各种利益交织，可能产生各种纠纷,企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，就得在平素的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案做证据，以有效维护自身权益，唯有如此才能在经济纠纷

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