公文知识系列之二十一:机关公文写作的性质特点及内在规律

公文写作是领导决策过程中一项重要的参谋工作，属于精神生产范畴，这种精神生产是以客观事物和所获得的感受与认识作原料、以无比精细的大脑思维作设备、以变幻无穷的语言符号作工具，因此公文写作是一种复杂的精神生产活动。

机关公文是各级党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法行政和进行公务活动的重要工具。因而，机关公文写作应当是在写作活动一般规律和原理指导下，根据公务活动的客观需要，以党和国家的方针、政策、基本原则和国家的法律、法规为指导，运用科学原理和写作技法，完成对公务文书的撰写。本文仅就机关公文写作的性质、特点及撰制技法规律谈一点浅见。

一、机关公文写作具有鲜明的研究性与参谋性

公文写作者以其特有的身份和特殊的方式，参与机关的决策的文字资料准备，为此，机关公文写作与一般文章写作有着不同的内在本质属性，归结起来，主要体现在以下两点：

1、机关公文写作是一种综合性的研究工作。在全面建设小康社会的历史进程中，各级党政机关的各级领导抓改革、抓发展的任务十分繁重，因而，秘书人员高质量、高效率撰写出高水平的公文，可以使领导者腾出时间和精力谋大事、抓大事。起草公文是各级机关秘书人员为领导发挥综合性研究参谋作用的重要方式。这种综合性的研究工作和参谋作用突出表现为公文写作者必须站在理论高度，持续、全面地认识和把握一个地方或单位工作建设的情况和进程、本质和规律、问题和经验，为机关单位的发展不断提供系统的、全面的、切实有效的理论产品。文秘人员时常跟随领导左右，比较了解其所思所想，况且领导有领导的优势，文秘人员有文秘人员的优势，两方面优势结合在一起，可以优势互补，思想互相碰撞，才能产生思想火花，才能写出政治性、思想性、针对性、操作性、前瞻性兼而有之的好公文。因此，机关公文写作是理论与实际相结合的工作，又是年年月月持续不断的、长期的、艰苦的、创造性的工作。在这种综合性研究活动过程中，“写作”只是其中的一个重要环节。没有这种持续不断的研究，公文写作便无法进行，机关公文的质量也无法保证。

2、机关公文写作是领导决策过程中一项重要的参谋工作。公文写作是机构决策的重要参谋工作，它参与领导的决策和指挥活动。这种参谋作用，是出现在决策之前，主要是指它一方面要掌握全面情况，做领导的耳目，使领导能够统观全局、审时度势，作出科学的决策；另一方面，它还必须通过综合研究，提出完整的、具体的、经过论证的决策或指挥方案，供领导决策参考；同时，它要通过创造性的劳动，把领导的决策思想和决策的内容用公文表达出来，并给予论证，使决策内容具有严密性和科学性。应当注意的是，尽管公文写作在整个决策过程中发挥着重要的参谋作用，但只有参谋职责，没有决策性质。

二、机关公文写作具有法定的权威性与规范性特征

机关公文写作与一般写作存在许多共性，诸如都是表现技法与各种智力和非智力因素的综合运用，都有一定的操作行为，都是由主体、客体、载体、受体四个基本要素构成的行为系统等。然而，机关公文的制作，是辅助领导决策、推动公务活动开展的重要工具，属于特殊文章，具有法定的权威性与规范性。其特征主要体现在3个方面：

1、机关公文写作是受命性的写作（遵命写作）。机关公文写作出于进行公务活动的需要，出于社会群体的需要，在写作过程中受到了种种限制和约束。这是由机关公文的指导性、权威性决定的。公文的发出意在实施，一经发出，便成为规范人们行为活动的有效文书，如不执行或违反，就会受到监督机关的制裁和追究。作者在写作前必须得到代表机关或组织集体意志的领导人授权。这种授权包含着一系列的限制，诸如作者应该写什么，持怎样的思想观点，给什么人看，什么时候完成等。

公文起草者在撰写某一份公文时，在很大程度上不是取决于个人的写作愿望或意图。公文写什么，公文的主要内容是什么，什么时候时间写公文，一般要按照领导的意图，或依照决策层和全体成员意愿，在机关单位主要领导人的授意下进行“遵命”写作。如机关单位的主要领导人要求将某一工作情况用书面的形式上报，就要求秘书或有关人员马上拟定“报告”文书；在起草过程中，公文表述什么主旨，运用什么材料，提出什么建议，汇报什么内容等，都是受制于授意者（领导者）的，必须“代机关立言”。写作者在公文写作过程中，不能自作主张，抒发己见，任意发挥，这些需求都是由公文写作的受命（遵命）性写作特点所决定的。因此，公文写作动机只能是根据公务活动的客观需要，由领导集体或负责人做出自觉安排，一般不允许带有个人的随意性和自发性。

2、公文写作具有较强的实用性和时限性。公文写作的权威性来自可行性和执行性，是要安排部署工作，解决实际问题的。