推进干部档案规范化管理措施研究　 　做好干部人事档案管理，是做好干部工作的基础和前提，对于领导全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。我县从干部人事档案集中管理入手，完善制度，严抓管理，探索电子档案新模式，较好的提升了干部档案规范化管理水平。　　关键词：集中管理  细节  制度  电子档案  　　一、主要问题 　　（一）分口管理模式弊端多。按照干部管理权限，县域干部档案由组织部、人社局、教育局三家管档单位分口负责，通过2010年的专项核查，我们发现干部人事档案三家分管这一模式在实际操作中存在着一定弊端：一是设备重复购置，岗位重复设置，造成了人力物力上的极大浪费；二是各单位管档人员之间缺乏沟通，在归档材料质量把握上标准不统一；三是档案查、借、收、转等环节手续繁琐，浪费时间；四是档案管理和使用缺乏有效监督。　（二）制度不够完善。在干部人事档案管理过程中没有形成强有力的机制来规范。档案管理没有明确的分工和有效监督，有的地方甚至是“一人当家”；收集的材料不够规范，导致档案案卷质量不高，档案材料中体现的信息前后不一致，很多材料未能及时归档、更新，难以全面、客观、准确地反映一个干部的真实情况。　　（三）管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性工作，有很强的政治性和内部性。在还没有计算机或档案管理专用软件的情况下，档案管理人员的工作量相当大，每年都有新的档案材料产生：干部年度考核、工资变动、培训、职称评聘等，需要手工的书写、裁剪、裱糊、装订，不仅需要档案管理人员较好的耐心，也是一项费时费力的低效工作，另外对档案的完好保存有一定影响。　二、推进规范化管理主要措施　　（一）推行集中管理新模式　　2010年4月份，我县结合全省开展的干部人事档案专项核查整治活动，在深入调研、反复论证的基础上，对组织部、人社局和教育局分口管理干部人事档案的工作格局进行调整，提出了对全县干部人事档案实行集中存放、统一管理的新思路。一是整合人员编制，配强管档力量。通过常委会决定，将组织部、人社局、教育局三家单位的管档人员和编制集中使用，成立“元氏县干部信息管理中心”，挂靠组织部管理。在管档员选配上，实行“先推荐后考察，先培训后上岗，先试用后留任”的择优选配机制，由各管档单位在原管档员中进行民主推荐，组织部根据推荐结果派人考察，确定初步人选，并聘请专业人员对其进行业务培训，经培训考试合格的，予以留用，三个月试用期满经考核称职的，正式办理调动手续。通过严格选拔，4名素质优良、业务精湛的干部走上管档员岗位。二是集中使用经费，完善硬件设施。将档案管理经费集中使用，切实加大基础设施建设力度，在原档案室基础上进行了扩建和高标准修缮，总面积达368平方米。配套设立了阅档室、微机室和办公室共6间，实现了“三室分设”，其中档案库房面积达到270平方米。专门购置配备了除湿机、杀菌机、红外温控摄像头、电子报警器等设备，配齐了电脑、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等现代化办公设备；高标准购置了密集架，有效提高了案卷的保密性和安全性，使档案的存放更加科学合理，存取更加便捷。三是强化案卷审核，确保入库质量。为做好三家档案统一入库保存，按照“严审细核、强力整改，确保高标准入库”的原则，专门组织力量，利用2个月时间对人社局和教育局管理的档案进行集中审核，保证了入库质量。同时，对干部人事档案实行分类分区存放，将库房分设组织、人事、教育三个保管区域，形成了“总体集中、相对分散”的存放模式，更加便于查阅管理。　　（二）强化制度建设　　实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。除严格执行《干部人事档案管理八项制度》外，我们依托集中管理，还重点建立了四项制度：一是岗位分工责任制。本着“强化合作、细化分工”的原则，在日常管理中，将档案材料的收集、案卷的查借收转以及档案库房的安保等，根据岗位特点进行细化分工、分责到人；面临集中审档、年度材料集中归档、装订等重项任务时，将全部力量集中起来，合理分配任务量，确保高效率、高标准完成任务。二是库房准入控制制度。为确保库房的日常安全，库房防盗门设双把锁，管理中心主任和各管档员分别掌管钥匙，只有在管理中心主任和管档员都在场的情况下才能打开库房，在管理中心主任和管档员之间形成了互为约束、相互监督的分工协作机制，从制度上杜绝了未经允许私自查档、涂改和伪造档案等违规违纪行为的发生。三是重要事项审档制度。凡涉及干部入党、调动、任免、退休、调资等，均要事先审查干部人事档案，凡“三龄两历一身份”与平时掌握有出入的，均以干部人事档案记载为准。集中管理以来，共对120余名拟提拔任职干部人事档案进行了认真审核，有6名干部因档案原因被暂缓提拔，充分显示了档案工作的严肃性和权威性，保证了干部人事档案管理的有序进行。四是监督信息科长列席部务会制度。凡涉及干部调整的部务会，监督信息科长均要列席，负责介绍对拟任人选的档案审查情况，并就是否符合提职条件做出说明，充分发挥干部人事档案在干部选任中的依据和把关作用。　　（三）狠抓日常细节管理　　在日常管理中，为最大限度的减少纰漏，注重“查、借、收、转”的每一个细节，从细节上强制度，从细节上求成效，从细节上促规范。一是抓好材料收集。干部情况是一个动态变化的过程，只有及时地补充收集档案材料，才能使干部人事档案比较客观全面地反映干部的情况。在档案材料的收集上，我们坚持经常性收集、定期收集、集中收集相结合，明确归档内容和时限，并落实责任到人。对逾期未归档的材料，档案人员主动与相关部门和人员联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。二是细鉴别严把关。档案材料的鉴别在整个档案管理工作中是一个重要环节。我们严格按照《干部人事档案工作条例》，全县统一接收标准，并将干部“三龄两历”重要信息录入微机，凡交来材料中出生、参工、经历等信息与记载不一致者，一律“拒之门外”，杜绝了涂改、虚假、伪造材料，对不属于归档内容或没有保存价值的材料予以清退，确保了档案材料的真实性。三是确保手续完备。从材料的收集到档案的查（借）阅、转递，始终坚持高标准、严要求，手续完整、不符合规定的坚决不予办理。严格 “八簿册”的使用,使册中记录与存根、回执等手续材料保持准确、一致，做到查借有手续、收转有登记、管理有程序，实现无缝隙、零差错。　　（四）推进信息化管理进程　　实行干部人事档案信息化管理，有助于实现干部人事档案管理工作的标准化、规范化、流程化，对此我们做了积极有益的探索。 　一是建立电子档案信息库，实现电子查档。利用扫描仪、照相机等设备，将纸质档案通过扫描、照相等手段，录入计算机转化为电子化档案，形成电子档案信息库。初步建立了电子档案查阅系统，借助该系统实现了对电子化档案的浏览。在经审批后，各单位查阅干部基本信息原则上只在微机上查阅、打印，实现了查档的“快”。二是实现动态化管理，及时更新信息。在收集整理纸质档案材料时，如果纸质档案材料发生变化，及时将新增材料进行微机录入。转走档案的，及时将其电子档案做好分类处理，确保电子档案信息的“新”和“准”。三是明确专人专管，做好安全保密工作。明确业务能力、道德品质、保密意识等方面突出的干部为电子档案专职管理员，电子档案的利用过程一律由专职管理员操作，其他人员不得接触。对电子档案的专用计算机和管理软件分别设置密码，开机密码由科室负责人掌握，软件密码由专职管理员掌握，确保电子档案的“真”。三、取得的初步成效　　通过对我县干部人事档案的集中管理，健全规范各项管理制度和试行微机化管理模式，近两年来取得了一定成效。　一是保证了卷宗质量。通过统一材料鉴别、接收标准，加强案卷查、借、收、转等规范性操作，有效杜绝了涂改、虚假、伪造材料，确保了档案材料的真实完善，进一步提高了规范化管理水平。二是提高了工作效率。通过集中管理，大大简化了“查借收转”的手续，节约了时间，提高了工作效率。将干部“三龄两历”等信息形成电子文档后，便能为各种途径所利用，减少重复而大规模的劳动，同时也避免了手写的低效和低准确率。　三是监督约束更加有力。各项日常管理制度的建立和实施，改变了过去档案室“一人当家”的现象，从制度上筑起一道“防火墙”。特别是微机化管理制度的建立实施，使电子档案图片信息成了实物档案材料强有力的约束力量，一但录入就要求原始材料与其高度吻合，进一步杜绝了原始材料的涂改伪造行为。四是为领导决策提供更为科学的依据。电子档案信息库的建立，可以对相关数据资源进行分类、提取、分析等操作，有助于档案更好地服务组织人事部门各项工作的开展，为领导全面了解干部、准确选用干部提供了更为科学的依据。