办公室工作手册

第一章  会务工作程序

一、会务工作概述

会议的构成要素包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与会人员、会议程序、会议结果等。会务工作包括会议的组织安排、生活服务、会议文书及保卫保密工作。

会议类别依次为：

1．一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理批准后，由综合办公室组织召开，归口业务部门准备会议资料及协助会务工作。

2．二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理批准，由主办部门组织召开。

3．三类会议，即部门工作会，经分管领导批准后，由部门组织召开。综合办公室不参与部门会议筹备工作。

4．董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专题会、部门经理例会及总经理层召开的临时会议等。董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合办公室负责组织筹备；由董事长或总经理提议召开的总经理临时性会议，由综合办公室组织召开；由副总经理或部门提议召开的总经理临时性会议，由专题归口部门负责组织召开，并形成会议纪要。

二、会务工作流程图

三、会前准备

1．会议议题及名称

安排会议议题应遵循必要性、可行性、明确性和适量性的原则，一般由主办部门收集、筛选并书面提出议题，说明议题上会理由，经领导同志批准后确定。准备部分后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。

根据审定的议题，确定会议名称。会议名称一般由会议主办单位名称、年份、会议主题及会议类型组成，如“XXXX有限公司XXXX年项目管理研讨会”。

2．会议规模及人员

主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及相关规定提出会议规模及参加人员名单，报领导审批。

3．会议会期及日程

综合考虑会议的内容、规模及复杂程度确定会期。会议日程一般以表格形式呈现，按照时间顺序说明会议具体安排。主要包括：日期时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。会期及日程表须经领导审批。

4．会议资料

（1）开幕辞（主持辞）

会议初始，由领导致开幕词，旨在说明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会人员提出会议任务和要求。重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰写主持词。

（2）会议主题报告

根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批，主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审阅。

（3）其他发言材料

其他发言材料，由发言单位或发言人自行撰写，包括经验交流材料、分组讨论发言等。主办部门审核其他发言材料，保证发言材料水平，确保会议质量。

（4）拟定文件

拟定文件，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文件，主要涉及企业发展战略、决策决定、规章制度和管理方法等。由主办部门起草，办公室核稿，领导阅批。

（5）会议总结讲话

主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。

（6）闭幕词

闭幕词，用以说明会议成果，总结会议经验，表达未来希望，对主办单位及会务人员表示感谢等。

（7）会议手册

会务手册由主办部门制作，内容包括：会议须知、会议日程、与会人员名册、会议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。

（8）胸卡

5．会议选址

会议地址由主办部门选定，综合办公室协助联系会址单位、洽谈价格及会场布置工作。会址一般根据会议规模、规格和内容等要求，按照距离适当，环境适宜、交通方便等条件来确定。对不熟悉的会址，要安排专人提前与会址单位沟通协调，对会场、餐厅、住宿、医疗、交通及综合配套设施进行全面实地考察。

6．会议用具

为参会人员准备胸卡、文件袋、笔记本、签字笔等文具，将文具与其他会议资料统一装入手提袋中。在外部会场开会，会务组赴会需携带便携式电脑、投影仪、打印机、打印纸、桌签及简单的办公用具等。

7．会议经费预算

主办部门根据会议前期筹备，形成会议经费预算，报总经理批准。

8．会议通知

主办部门发出会议通知，并接收统计回执。会议通知一般具备9个要素：会议名称、内容、时间安排、地点、参加人员范围、会议须知、食宿行安排、联系人及回执。会议通知必须简明扼要，语言准确无歧义。会议回执应该包括：参会人员姓名、性别、民族、职务、联系方式、抵达时间（航班或车次）、是否接站（主办部门可设定集中接站时间）、返程订票、备注及单位（盖章）。电话确认会议通知发放到位，必要时需催报回执。

9．会议编组

大型会议或需要分组讨论的会议，要进行会议编组。主办部门要及时收集会议回执，审核参会人员是否符合会议要求，将参会人员名单录入电子表格形成签到簿。根据会议需要、单位性质、所属区域或专业划分进行编组，并打印桌签，切忌遗漏和重复。

10．坐席排序

按照前排高于后排、中央高于两侧、中心高于外围、左高右低（当事人的左和右）原则或企业传统习惯，结合会址情况，为参会人员会场、餐厅等场所的坐席进行排序，切忌遗漏和重复。

11．食宿行安排

根据会议回执安排接送站；根据参会人员情况订餐订房（分餐桌、分房间），为减少开支，会餐酒水一般自带；考虑少数民族同志的餐饮习惯，给与特别照顾。食宿行标准应严格按照局有关财务规定执行。

12．会场布置

按照会议坐席摆放桌签、会议资料、茶杯、主席台及发言台桌花等，大型会议要悬挂横幅和标语，调试灯光、音响、话筒、投影仪、电脑等设备，发现问题及时调换。会场是否悬挂国旗、企业旗帜或其他标识根据会议需要，经领导同志同意后执行。

四、会中服务

1．报到及接待工作

会议前，要认真组织参会人员报到，统计到会人数，核查重要人员（主席台就座的领导、会议主持人、报告人等）是否到会，做好房间安排，向大家介绍有关情况等。

2．会场验收

会议前一天晚上，主办部门负责人检查验收会场布置情况，查漏补缺。

3．签到与分发会议资料

在会场入口设置签到台，与会人员签到后领取会议资料，需要与会人员提前阅读的会议资料可在人员报到时分发。及时统计到会人数及缺席人员，根据领导需要报送签到结果。会议资料涉及保密内容需要收回的，须在会务手册中说明，并在签到时逐一提醒。

4．会场服务

包括灯光、音乐、摄影摄像、录音、饮水服务，涉外会议还需要翻译服务等。

5．会议记录

主办部门要安排专人做好会议记录。会议记录是记录会议基本情况、会议报告、讨论的问题、发言、决议等内容的书面材料，是会议的正式文件，是落实会议精神、进行检查督促的依据。会议记录一般包括以下部分：会议名称、会议时间、会议地点、会议出席人及列席人、会议缺席人、会议主持人、会议记录人、会议主要议题、发言纪录及决议事项等。

6．完善总结讲话

会议期间，主办部门要积极听取各方意见，继续完善总结讲话，并及时报告领导，形成总结讲话二次稿，请示领导下发时间（会中或会后）。

7．会议纪要

主办部门及时撰写会议纪要，报领导签批前交由办公室核稿。会议纪要是根据会议记录和会议文件等材料加工整理而成的，用来记载和传达会议基本情况、主要精神和议定事项的会议文书。一般包括：会议名称、时间、地点、会议出席人及列席人、会议主持人、会议主要议题、决议事项及对会议的总体评价等。

8．报道宣传

大型会议期间或结束后，要把会议决议、会议报告、发言材料、领导讲话、会议简报、会议纪要等文件编成宣传提纲，经领导批准后进行宣传。

9．文化活动

召开大型会议，为加强与会人员的沟通和了解，经领导批准，可围绕会议主题适量选择合适的文化体育活动。主办单位要做好前期策划、实地考察、往返交通等组织工作。

10．会议保密工作

根据会议密级，选择性做好会议的时间、地点、参加人员、会议内容、会议议程、会议文件、会场秩序、宣传报道等各环节的保密工作。

11．会议费用控制

在企业外部召开的会议，主办单位要安排费用总负责人，会议各分项费用要实行专人确认机制，对分项费用负责，将会议费用控制在预算之内。

五、会后工作

1．安排离会

根据会议回执，为外地与会人员预定返程票，安排车辆和人员送站。

2．费用结算

在企业外部召开的会议，会议费用总负责人及各项费用确认人与会议中心做好结算工作，做到费用明细、单据清楚。

3．编发会议文件

根据会议最终决议，主办部门要对会议通过的文件进行汇总整理，经领导审批，交办公室编发正式文件。

4．决议催办

会议结束后，主办部门对会议决定办理的事项，根据缓急和承办时限要求，适时对其执行情况进行责任分解和督促检查。

5．立卷归档

按照企业档案管理规定，对会议资料进行立卷归档。

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