一、机关材料的一般规律

探讨写机关材料有无规律可循的问题，初看起来，确实不好回答。但是，只要我们回到起草机关材料的实践中来，就比较容易找到答案。一些长期从事机关材料写作的同志用朴素的语言作了概括，认为写机关材料的一般规律就是：“是什么、为什么、怎么办”。

“是什么、为什么、怎么办”，是人们思维的一般规律，也是认识事物的一般规律。人们在考虑问题时，总是在想：这件事是什么样的情况？为什么会变成这个样子呢？现在应该采取什么办法来对付呢？不管考虑了多久，想了多少，总是没有跳出这三句话。我们起草机关材料也是这样，不管是哪一种材料，都是在回答这三个问题，不是自觉地在回答，就是不自觉地在回答，不是直接回答，就是间接回答，不是从这个角度来回答，就是从那个角度来回答。我们在写作时，冥思苦想，绞尽脑汁，跳来跳去，不管是老套套，还是新办法，总跳不出这三个圈子。离开了这三个问题，可以说，就写不出文章；少了某一个方面，材料就会缺胳膊少腿，就不完整，就有片面性。

“是什么，为什么，怎么办”，是不是机关材料写作的一般规律，实践是检验真理的唯一标准，我们可以把它应用到所有机关材料中去试一试。例如，我们写《情况反映》，要写某一情况的现象、原因，以及解决问题的办法或建议。这里，出现的情况是“是什么”，原因是“为什么”，办法或建议是“怎么办”。写《调查报告》，要写调查的基本情况，取得成绩的经验或发生问题的教训，今后发展的方向等。同样，基本情况是“是什么”，经验或教训是“为什么”，今后的发展方向是“怎么办”。写《工作报告》，要写取得的成绩和出现的问题，成绩的经验和问题的原因，下一步的打算和安排。成绩、问题是“是什么”，经验教训是“为什么”，打算、安排是“怎么办”。有些体裁的文章，从标题上就可以看出是由这三个部分组成的。

二、机关材料的一般结构形式

机关材料不像请示、报告、命令、指示等机关公文那样程式化，一般没有固定的格式，只是根据材料的具体需要，安排相应的结构形式。从总体上看，一篇机关材料都是由开头、主体和结尾三部分组成。把具体材料按照一定层次组织成文章，起结构形式主要有三种类型。

（一）纵向式

所谓纵向式，就是按事物发展的时间顺序或事物发展过程结构文章。一般是先发生的事件安排在前面，后发生的安排在后面。调查报告、事迹材料采用这种结构比较多。

（二）横向式

所谓横向式，就是按照事物或问题的性质安排层次。具体方法是针对繁杂多样的事实材料，按其性质的内部关系分门别类。同样性质的划为一类，立一个观点或层次，并按各类的关系，决定层次排列先后，形成一个横向结构，这种结构的几个观点既有逻辑关系，又是并列关系。

（三）纵横交错式

所谓纵横交错式，就是在安排层次、观点时，横向式和纵向式交叉融合，横里有纵，纵里有横。纵横交错式大体有两种情况：一种是按横的结构抽出文章的观点，而阐述观点的具体内容又是按时间或事物发展的顺序排列的。所以，从总体上看是横的，但在具体排列上又是纵的。另一种是，大的结构是纵的，小的结构是横的。

三、提炼观点、拟定提纲的一般方法

机关材料写作与一般写作一样，需要观点明确，条理清楚，只是更注重条理性和层次性。有的同志在起草机关材料时，不拟提纲，写到哪里算哪里，结果，不是写不下去，撕了重写，就是前后重复或矛盾。因此，写作前先定好题目，提炼好观点，区分开层次，拟订一份详细的写作提纲，这是机关材料写作最起码的要求。陶铸同志曾经说过，目的确立之后，最好先拟定简单提纲。按提纲写文章，有许多好处，一可以帮助你组织材料；二可以使你想问题更周到；三可以克服一面写一面想，写时吃力不讨好，还可避免遗漏。这确是经验之谈。当你占有了充分的材料之后，不要急于动手写，必须先确定好题目，然后提炼好观点，再把每个观点讲几层意思，每层意思里用哪个典型事例，写得清清楚楚，包括精神思想、群众语言、说明问题的数字也应列在相应的观点或层次上。这样，在正式写作之前，就像出发打仗一样，已经有了一个详细的作战计划。按照这个作战计划，反复想通了，就能一气呵成，如工作总结、情况反映一类的材料，只要把大小观点、层次、以及事例安排都列好了，就能把整个文章慢慢地写出来。按照所列观点写出来的文章，写完以后，不但自己能把全文的观点、层次、大意讲出来，一些精彩的地方都能背出来。这个作战计划“就是整个文章的框架”，按照这个框架写文章，就不会出“大格”，有点小毛病也“好修”。所以，写作机关材料一定要把握好这一点。列纲目时，如有条件，最好三俩个人在一起研究研究。特别是工作报告、典型经验等比较大的材料，动笔前，有关人员在一起进行反复讨论，列好纲目，然后再由一个人去写，或由几个人分题去写。只有这样，写出来的材料才不会大返工，统也好统，改也好。