单位会务工作制度会议是各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，做好会务工作是办公综合部门的一项重要工作。本规范所指会议包括基层单位的党务会议、行政和业务工作会议等，会议必须贯彻民主集中制原则，努力实现决策民主化、科学化。一、办会要求加强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好本单位各类会议的筹备工作，提高工作效率和会议服务质量，做到周到、严密、高效、得体。二、办会程序（一）会前准备工作1.拟订方案。各××分局办公室应根据领导指示和有关文件要求拟订会议方案报有关领导审批。会议方案应考虑：会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、参会人员范围和人数、会议经费预算等。2.会议通知。主办单位起草会议通知报有关领导审定下发。对于时间紧迫、来不及下发通知的，可电话通知有关单位的综合部门或直接通知参会人员，并讲清楚会议时间、地点和主要内容、要求。3.材料准备。由主办单位或相关部门根据会议需要准备会议有关材料，包括领导讲话参考材料、会议事项的相关材料等，根据参会人数印制分装。必要时，主办单位应将有关材料先行下发与会人员酝酿、准备意见或建议。4.会场布置。（1）桌椅摆放。根据会议具体情况和领导要求，在没有固定桌椅的会议场所摆放桌椅。如果有设主席台，需要了解在主席台就坐的领导人数并据此摆放，主席台下桌椅的摆放根据具体会议人数而定。不设主席台的座谈会等会议形式，桌椅摆放成“口”字形，如果人数较多，可在领导席的两面和对面增设2-3行桌椅。（2）制作台卡。各单位可参照目前使用L形透明有机玻璃台卡制作台卡，根据具体会议要求，制作人名台卡或单位名称台卡。制作时一般使用红色打印纸双面打印，切割成卡面大小插入台卡。以台卡内容居于卡面正中为美观。（3）座位安排。摆放台卡，做好主席台座次安排和与会人员座位安排。与会人员座位安排按照有关文件规定的顺序，按居中、先左后右进行排序。有固定桌椅的会议室的座位安排参照以上做法。主办单位需要事先了解应参会人员中实际能够参会的人数，并据此合理安排好座位、摆放台卡，尽量避免开会时会场出现空席。（4）重大会议经领导同意后，可摆放花木，布置横幅会标，横幅一般为红底白字。（5）调试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备，如果有参会人员在会议期间需要使用笔记本电脑，还需布置好电插座。（6）事先搞好会场卫生，落实卫生清理工作。（二）会中服务工作1.做好摄影摄像工作。必要时联系办公室落实专业人员进行此项工作。2.做好会议记录，必要时进行录音。在有录音设备的会议场所应使用录音设备进行录音，在没有录音设备的会议场所可使用录音笔进行录音。3.落实服务人员，做好茶水供应工作。根据会议具体要求和参会人数，确定供应饮料或热茶。在人数较多的情况下，一般供应饮料，并事先放置在每个座位上。如有供应热茶，应每半小时加1次热茶。（三）会后整理工作1.清理会场，主要包括撤下会标横幅、收走台卡等用品、通知有关部门清扫场地等。2.起草会议纪要、整理领导讲话、编发信息等，根据要求及时制发文件下发。